UDC lässt sich mittels Visual Basic steuern

Wir sind ein Kleinunternehmen mit 20 Angestellten und handeln mit Immobilien. Monatelang waren wir auf der Suche nach einem System für unser Dokumentenmanagement, das sowohl mit MS Office als auch mit unseren eigenen Spezialanwendungen kompatibel sein sollte. Tatsächlich fanden wir auch einige Systeme, doch bei allen lag der Preis bei über 20.000 Dollar und keines entsprach unserer Anforderung der nahtlosen Einbindung in unsere bestehende Infrastruktur.

Schlussendlich entschieden wir uns für Universal Document Converter, da sich dieses Programm mittels Visual Basic steuern lässt, die klassische Benutzeroberfläche eines Druckertreibers hat und extrem preiswert ist. Wir haben herausgefunden, dass anhand der Beispielcodes aus dem Bereich “Lösungen für Entwickler” auf der Produktwebsite von Universal Document Converter und mithilfe weiterer Informationen von Websites über Office-Automatisierung sogar ein Anwender ohne Programmierkenntnisse (wie ich) den für unsere Zwecke notwendigen VBA-Code schreiben und die Module anschließend in die Standardvorlage von MS Word (normal.dot) und in Outlook-Makros einbinden kann.

Als erstes Ergebnis haben wir erreicht, dass man nach dem Anklicken einer benutzerdefinierten Schaltfläche einen Dateinamen eingibt, woraufhin der Code das Dokument an den Drucker (oder die E-Mail-Anwendung) schickt, es anschließend mit Universal Document Converter in eine PDF-Datei umwandelt und diese in unserem Dokumentenmanagementsystem abspeichert.

Dieses Konzept haben wir weiterentwickelt, sodass beim Seriendruck von Worddokumenten der Vorgang bei jedem Datensatz unterbrochen wird und das Dokument entweder auf Papier ausgedruckt oder per E-Mail versendet wird – je nach dem, ob der Eintrag eine E-Mail-Adresse enthält oder nicht. In einem Feld der Datenquelle ist zudem der Dateiname gespeichert, der bei diesem Vorgang an Universal Document Converter übergeben wird. Das bedeutet, dass wir beim Seriendruck ohne Benutzereingriffe ein eigenes PDF-Dokument pro Datensatz erhalten, das entweder ausgedruckt oder per E-Mail verschickt wird und anschließend in unserem Dokumentenmanagementsystem landet. Das spart wirklich jede Menge Zeit!

Mein abschließendes Lob gilt dem Support von fCoder. Wir benutzen Universal Document Converter seit einigen Jahren und in dieser Zeit musste ich zweimal um Hilfe bitten. In beiden Fällen erhielt ich eine Antwort innerhalb von 24 Stunden!

Greg Page, Inhaber von Page & Pearce