Aufbau eines betrieblichen Workflow-Systems

Universal Document Converter senkt die Kosten bei der Entwicklung eines betrieblichen Workflow-Systems

Das Aufbewahren von elektronischen Dokumenten in ihrem Ursprungsformat (Verträge und Berichte als Word-Dateien, Zeichnungen und Entwürfe im AutoCAD DWG-Format, ausgefüllte Fragebögen als PDF-Dateien) erscheint auf den ersten Blick als die nächstliegende Lösung. Beim Aufbau eines betrieblichen Workflow-Systems ist jedoch eine andere Herangehensweise gefragt. Dafür gibt es zwei Gründe: Die hohen Kosten von Serverkomponenten für die Verarbeitung von Dokumenten in allen verwendeten Formaten, und die Notwendigkeit des Zugriffs auf archivierte Daten über jeden Rechner, ohne dabei zusätzliche Software installieren zu müssen. Daher implementieren die meisten modernen Unternehmen für die Arbeitsabläufe und das Archivieren eigene Systeme, die mit Dokumenten in einem integrierten und einheitlichen Dateiformat arbeiten.

fCoder Group Inc. empfiehlt, Universal Document Converter als "Anbindung" an ein Corporate Workflow System zu nutzen. Mithilfe des Programms können Benutzer jedes Dokument ins TIFF-Format konvertieren und automatisch für das System verfügbar machen. Die Arbeit mit Universal Document Converter ist genauso einfach, wie das Benutzen des angeschlossenen Druckers, wodurch Kosten und Zeitaufwand für zusätzliche Schulungen entfallen.

Vorteile des TIFF-Formats als Basis für systematisierte Arbeitsabläufe:

  • Senkung der Entwicklungskosten. Der Aufbau eines Archivierungssystems basierend auf dem TIFF-Format erspart Ihnen den Ankauf und die Bereitstellung von Programmier-Tools für verschiedene Dokumenttypen. Schließlich ist ja die Schnellvorschau und das Ausdrucken von TIFF-Dateien mithilfe der GDI+ Bibliothek sehr einfach, und diese Bibliothek ist Bestandteil jeder Windows-Installation. So lässt sich z. B. das Indizieren von Dokumenttexten unter Verwendung der Bibliothek "Microsoft Office Imaging" durchführen.
  • Kompatibilität. Das TIFF-Format ist ein gängiger Standard für den Austausch von elektronischen Dokumenten und Bildern. Daher sind Programme für das Anzeigen dieses Formats auf jedem Rechner und Notebook vorhanden.
  • Datenintegrität. Im TIFF-Format gespeicherte Daten werden quasi "fixiert". Daher sind diese Dateien problemlos darstellbar, auch wenn etwa auf dem Rechner des Benutzers Schriften fehlen, die beim Erstellen des Dokuments verwendet wurden.
  • Schutz vor versehentlichen Änderungen. Ins TIFF-Format umgewandelte Dokumente sind schreibgeschützt. Sie können also sicher sein, dass die archivierten Rechungen, Verträge und Bestellungen für die gesamte Dauer ihrer Aufbewahrung unverändert bleiben.
Vorteile von Universal Document Converter:
  • Vielseitigkeit. Universal Document Converter ermöglicht das Umwandeln aller Dokumenttypen ins TIFF-Format. Daher ist auch nach einem Upgrade auf eine neue Office-Version keine Neuentwicklung Ihres Workflow-Systems erforderlich.
  • Einsparungen bei Schulungsmaßnahmen. Universal Document Converter wird auf dem System als virtueller Drucker installiert. Folglich ist die Bereitstellung neuer Dokumente für das Workflow-System genauso einfach, wie das Drucken auf Papier.
  • Externe Nutzung. Universal Document Converter ist mit Microsoft Windows Terminal Services und der Citrix-Technologie kompatibel. Daher lässt sich das Programm auf einem Server installieren und kann von angeschlossenen Computern genutzt werden.
  • Skalierbarkeit. Universal Document Converter können Sie auf nur einem Computer installieren und anschließend von mehreren PCs aus als Netzwerkdrucker verwenden. Das Auslagern des Großteils der erforderlichen Rechenleistung auf den Druckserver sorgt für deutlich schnellere Konvertierungen und eine effizientere Verarbeitung, und zwar nicht nur bei mehrseitigen Dokumenten, sondern auch bei professionellen großformatigen Zeichnungen.

Alfred Dietrich

Austria

«Universal Document Converter ist übersichtlich aufgebaut, einfach in der Handhabung und vor allem zuverlässig. »