Universal Document Converter und das Archivieren von Dokumenten

Das Archivieren von Dokumenten gilt seit jeher als eine wichtige Aufgabe. Dokumenten-, Blaupausen-, Haushalts- und Privatarchive – all diese Sammlungen dienen der Aufbewahrung von Dokumenten, die für den jeweiligen Besitzer wertvoll (ja, zumeist sogar unbezahlbar) sind. Dabei ist mit dem Begriff Archiv immer häufiger eine Sammlung elektronischer Daten gemeint, denn schließlich wird heutzutage der Großteil aller Informationen in elektronischer Form verarbeitet.

Aktuell sind bei der Datenarchivierung zwei unterschiedliche Konzepte üblich. Bei der ersten Variante wird ein elektronisches Dokumentationsarchiv im gleichen Format aufgebaut, in dem die jeweiligen Dokumente erstellt wurden. Der zweite Weg ist die Datenarchivierung in einem einheitlichen Format.

Dokumentenarchivierung in verschiedenen Formaten

Diesen Ansatz kann man als die Teilung eines elektronischen Archivs in mehrere Systeme der Datenspeicherung bezeichnen, denn es wird z. B. ein Archiv für Zeichnungen im AutoCAD-Format benötigt, ein weiteres für Word-Dokumente, usw. Gleichzeitig braucht jedes Archiv eine Suchmaschine, eine Struktur und eine Navigationslogik. Wie man sich denken kann, erschwert das die Implementierung eines elektronischen Archivs erheblich.

Darüber hinaus hat eine solche Lösung einige schwerwiegende Nachteile. Am stärksten ins Gewicht fallen dabei Probleme mit neuen Versionen von Software zum Anzeigen und Bearbeiten der archivierten Dateien. Solange das Unternehmen die gleichen Programme verwendet, wird alles bestens funktionieren. Nach Softwareaktualisierungen kann es jedoch vorkommen, dass sich bestimmte Dokumente nicht mehr öffnen lassen. Wenn man sie dennoch öffnen kann, sehen sie unter Umständen anders aus, als in der Ursprungsversion. Genau aus diesem Grund eignen sich "native" Dateiformate nicht für die Archivierung von Dokumenten. Im Rahmen einer Organisation taugt dieser Ansatz bestenfalls für die temporäre Archivierung von Inhalten.

Universelles elektronisches Archiv

In einem Universalarchiv werden Dokumente in einem einzigen Format gespeichert. Für diese Zwecke werden typischerweise PDF-Dateien verwendet. PDF ist ein plattformunabhängiges Format und als solches der weltweite Standard bei der elektronischen Dokumentenarchivierung. Dieser Ansatz gewährleistet einen ungehinderten Zugriff auf die Dokumente über den gesamten Zeitraum der Archivierung. Das PDF-Format ist nicht von der Software abhängig, die zum Anzeigen benutzt wird – PDF-Dokumente sehen immer gleich aus.

Das einzige wirkliche Problem bei der Verwaltung eines einheitlichen Dokumentenarchivs ist die Konvertierung ins PDF-Format. Man braucht nämlich eine universelle Methode, mit der sich jede Datei (Zeichnungen, Dokumente, Diagramme, usw.) in dieses Format überführen lässt. Darüber hinaus sollte eine solche Lösung benutzerfreundlich und skalierbar sein.

Universal Document Converter ist ein Programm für den Aufbau von Archiven

Bei Universal Document Converter handelt es sich um einen virtuellen Drucker, mit dem man Dokumente in PDF und andere gängige Grafikformate konvertieren kann. Universal Document Converter ist wirklich vielseitig. Das Programm eignet sich für die Konvertierung aller Objekte, die sich mit einem gewöhnlichen Drucker ausdrucken lassen. Darüber hinaus ist Universal Document Converter sehr benutzerfreundlich und ist ohne umständliches Nachschlagen in Gebrauchsanweisungen sogar für Anfänger schnell erlernbar.

Universal Document Converter kann man zweifelsfrei als Anwendung für den Aufbau von elektronischen Dokumentationsarchiven bezeichnen. Für diese Aufgabe ist Universal Document Converter aufgrund seines reichhaltigen Funktionsumfangs bestens geeignet: flexible Konfiguration der Konvertierung, skalierbare Verwendung in lokalen Netzwerken, COM-Schnittstellen für die Einbindung in betriebliche IT-Systeme und Möglichkeiten der automatisierten Dateiverarbeitung.

Elizabeth Kotaeva

Werbetexterin aus Russland

«In diesem Augenblick kann ich jetzt schon sagen, dass die Verwendung des Universal Document Converters die Wiederkehr von Bestellungen, die nicht im Voraus bezahlt wurden, um etwa 30% angehoben hat. »