Mit Universal Document Converter Dokumente per E-Mail verschicken

E-Mail ist mittlerweile eines der am weitesten verbreiteten Mittel für den geschäftlichen Austausch von Dokumenten. Natürlich sprechen wir hier von Dokumenten, die nicht im Original unterschrieben oder abgestempelt werden müssen, wie etwa Rechungen für Waren oder Dienstleistungen. Dazu kommt, dass viele Firmen sehr unterschiedliche Arten von oft spezifischen Dokumenten verschicken müssen, etwa Schaltpläne, Layouts, usw. Dies ist keine Überraschung, denn dank E-Mail gestaltet sich der Austausch von Informationen deutlich schneller und kostengünstiger. Beim Versenden von Dokumenten per E-Mail treten jedoch bestimmte Probleme auf.

Zunächst einmal werden Dokumente häufig in jenem Ursprungsformat verschickt, in dem sie erstellt wurden. Für viele Benutzer ist dies die einfachste Methode. Für den Empfänger kann aber diese Vorgehensweise zu einem gravierenden Problem werden. Schließlich erfordert das Öffnen einer solchen Datei, dass der Empfänger genau die gleiche Software auf seinem Rechner installiert hat, was keinesfalls selbstverständlich ist. Darüber hinaus können unterschiedliche Versionen eines Softwareprodukts oder Anwendungen von Drittanbietern Änderungen der Originaldokumente verursachen. So werden beispielsweise Datensätze, die mit einem speziellen Buchhaltungsprogramm erstellt und anschließend ins XLS-Format von MS Excel exportiert wurden, beim Empfänger oft nicht korrekt angezeigt. Dieses Problem ist aber nicht das einzige. Im Ursprungsformat verschickte Dokumente können nämlich durch ihre Empfänger versehentlich oder absichtlich verändert oder manipuliert werden. Dies ist oft nicht von Bedeutung, doch in manchen Fällen ist es entscheidend, dass die Originaldokumente vor Veränderungen geschützt bleiben.

Die einzige Möglichkeit, den oben erwähnten Problemen zu begegnen, ist das Versenden von Originaldokumenten in einem weit verbreiteten und schreibgeschützten Format. Dabei kommen zumeist PDF-Dateien oder JPEG-Bilder infrage. Dokumente in einem dieser Formate können mit kostenlosen Programmen, die auf praktisch jedem Computer installiert sind, angezeigt und bei Bedarf auch ausgedruckt werden. Dazu kommt, dass man solche Dateien nicht einfach ändern kann. In Summe eignet sich also diese Lösung dazu, sämtliche Nachteile im Zusammenhang mit dem Austausch von Dokumenten per E-Mail zu beseitigen. Die praktische Umsetzung erfordert jedoch, dass die Konvertierung der benötigten Dateien in die Formate PDF und JPEG möglichst effizient vonstatten geht.

Herkömmlich wird eine solche Aufgabe wie folgt gelöst: Das Dokument wird zunächst in der nativen Anwendung erstellt. Anschließend wird es auf Papier gedruckt und als PDF oder JPEG eingescannt. Diese Lösung hat drei schwerwiegende Nachteile. Zum einen ist diese Form der “Konvertierung” ein sehr zeitraubendes Unterfangen. Zum anderen ist sie auch sehr kostspielig, denn sie verschlingt Unmengen an Papier (das nach 5 Minuten entsorgt wird), Büromaterial und Druckerressourcen. Drittens ist diese Methode für Ihre Mitarbeiter sehr mühsam, da viel manuelle Arbeit anfällt und die Qualität der “Konvertierung” physisch überwacht werden muss.

Zum Glück lässt sich das Konvertieren von Dokumenten in die benötigten Formate sehr einfach automatisieren. Eine Lösung, die sich für diese Aufgabe besonders gut eignet, ist das Programm Universal Document Converter. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um einen virtuellen Drucker, der die Eingabedateien in ein anderes Format konvertiert, anstatt sie auszudrucken. Universal Document Converter bietet viele handfeste Vorteile. Zum ersten kann das Programm praktisch jedes Dokument konvertieren, das auch ausgedruckt werden kann. Zum zweiten kann Universal Document Converter im Unterschied zu den meisten Konkurrenzprodukten Dokumente nicht nur in eines, sondern in mehrere Standardformate konvertieren: PDF, TIFF, JPEG, PNG, PCX, DCX, GIF, BMP. Dies eröffnet also weitere geschäftliche Einsatzmöglichkeiten, die über das Versenden von Dokumenten per E-Mail hinausgehen.

Der dritte Vorteil bei Universal Document Converter ist die Benutzerfreundlichkeit der Software. Mit diesem Programm ist das Konvertieren von Dokumenten genauso einfach, wie das Drucken auf Papier. Diese Aufgabe bewältigt natürlich jeder Benutzer, selbst ein absoluter Computernovize. Darüber hinaus verfügt dieses Softwareprodukt über einige Sonderfunktionen, die das Konvertieren zusätzlich vereinfachen. Dazu zählen beispielsweise Profile (eine gespeicherte Sammlung von Parametern, die jeweils für eine bestimmte Aufgabe optimiert sind) und die Vorschau (ein Bild, das das Resultat bestimmter Parameteränderungen in der Ausgabedatei auf einen Blick veranschaulicht).

Ein weiterer Vorteil bei Universal Document Converter sind dessen Funktionsmerkmale, die sich hauptsächlich für den betrieblichen Einsatz eignen – insbesondere die Netzwerkfähigkeit des Programms. Auf einzelnen PCs kann so die Rechenlast gering gehalten werden, was die Gesamtproduktivität steigert. Ein weiteres Feature aus dieser Kategorie ist die COM-Schnittstelle. Sie ermöglicht das Integrieren des Produkts in das betriebliche IT-System, sodass der Dokumentenversand vollständig automatisiert ablaufen kann. Es ist beispielsweise möglich, das Programm so zu konfigurieren, dass der Benutzer in den Druckeinstellungen den Dateiempfänger wählen kann. In diesem Fall wird das Dokument unmittelbar nach der Konvertierung automatisch an die angegebene E-Mail-Adresse abgeschickt.

Alles in allem ist Universal Document Converter also ein sehr brauchbares Instrument, mit dem das Verschicken von Dokumenten per E-Mail deutlich schneller, effizienter und kostenbewusster vonstatten geht.

Alfred Dietrich

Austria

«Universal Document Converter ist übersichtlich aufgebaut, einfach in der Handhabung und vor allem zuverlässig. »