Wie können beim Übergang auf ein elektronisches Workflow-System Kosten eingespart werden?

Beim Übergang auf ein elektronisches System für die Dokumentenverwaltung ist es im Regelfall erforderlich, das bestehende Dokumentenarchiv zu digitalisieren. Für diese Aufgabe ist das Programm Universal Document Converter bestens geeignet, und es bietet auch wesentliche Kostenvorteile bei der Implementierung einer solchen Lösung.

Heutzutage gehen viele Unternehmen zu einem elektronischen System für die Dokumentenverwaltung über. Schließlich bedeutet das Verzichten auf Papier nicht nur eine Beschleunigung der Suchvorgänge im Archiv, sondern auch weniger Verbrauchsmaterial für Drucker und entsprechend niedrigere Kosten. Darüber hinaus werden Arbeitsbereiche frei, die zuvor für Aktenschränke voller archivierter Dokumente benötigt wurden.

In der Regel basiert ein elektronisches System für die Dokumentenverwaltung auf dem Dateiformat PDF, bei dem die Plattformunabhängigkeit als wichtigster Vorteil zu nennen ist. Nur so bleibt gewährleistet, dass jedes PDF-Dokument auf jedem Computer unter jedem Betriebssystem angezeigt und ausgedruckt werden kann.

Das Auslagern der Konvertierung von Papierunterlagen ins PDF-Format

Es gibt viele Firmen, die bei der Digitalisierung von Dokumenten ihre Dienste anbieten. Das Angebot umfasst das schnellstmögliche Einscannen aller Dokumente im Archiv des Kundenunternehmens und das Konvertieren dieser Dokumente ins PDF-Format. Auf den ersten Blick klingt dieses Angebot sehr verlockend, da dem Kundenunternehmen sämtliche Routinearbeiten abgenommen werden. Diese Lösung hat jedoch einige Nachteile.

Zum einen müssen die ausgeführten Arbeiten sorgfältig geprüft werden, denn manchmal können aufgrund eines fehlerhaften Arbeitens des Auftragnehmers Dokumente verlorengehen oder vermischt werden.

Zum anderen gibt es in jedem Unternehmensarchiv Dokumente, deren Verlust katastrophale Folgen hätte. Dies betrifft nicht nur Bank- und Finanzdokumente, sondern auch technische Unterlagen, die aus verschiedenen Gründen nicht patentiert sein müssen.
Daraus ergibt sich, dass die Überführung eines Unternehmensarchivs in ein digitales Format zumindest teilweise eigenständig, also mithilfe der eigenen Ressourcen erfolgen muss.

Eigenständig Dokumente digitalisieren

Im Grunde besteht das Digitalisieren von Dokumenten aus zwei wesentlichen Aufgaben: dem Einscannen der Papieroriginale und der Konvertierung ins PDF-Format.

Für die erste Aufgabe werden Scanner benötigt. Da die meisten Unternehmen über eine ausreichende Anzahl von Scannern verfügen, gibt es bei der Konvertierung von Papierdokumenten in ein elektronisches Format kaum Probleme.

Problematisch ist vielmehr die zweite Phase, während der die eingescannten Unterlagen ins PDF-Format konvertiert werden sollen. Die überwiegende Anzahl der in Unternehmen verfügbaren Scanner ist nämlich relativ alt, denn schließlich können zuverlässige Geräte problemlos über viele Jahre verwendet werden. Die Software dieser alten Scanner unterstützt aber nicht das PDF-Format.

Angesichts dieser Situation entsorgen viele Unternehmen ihre alten Scanner und schaffen neue Geräte an, die ins PDF-Format scannen können. Eine solche Lösung hat jedoch beträchtliche Ausgaben für neues Equipment zur Folge. Diese Kosten steigen exponentiell an, wenn sich in Ihrem Archiv großformatige Entwürfe oder Diagramme befinden, denn Scanner für solche Formate sind extrem kostspielig, und ein Upgrade auf Geräte, die nicht nur ins TIFF-Format scannen können, sondern auch PDF-Dateien ausgeben, wäre mit Sicherheit zu aufwändig.

Außerdem muss man die neuen Scanner irgendwie wieder loswerden, nachdem das gesamte Archiv gescannt wurde, denn das Scannen von Dokumenten in diesem Umfang wird ja in Zukunft nicht mehr notwendig sein.

Kostenoptimierung

Die mit der Anschaffung neuer Scanner verbundenen Kosten können vermieden werden, wenn die Konvertierung von Papierdokumenten ins PDF-Format zweistufig abläuft:
1. Das Einscannen der Dokumente in ein Grafikformat, das vom alten Scanner unterstützt wird (beispielsweise TIFF oder BMP).
2. Die Konvertierung der gescannten Dokumente ins PDF-Format.

Als Lösung für die zweite Aufgabe empfiehlt die fCoder Group, Inc. das Programm Universal Document Converter. Bei dieser Anwendung handelt es sich um einen virtuellen Drucker, der jede Art von Dokument in eine PDF-Datei konvertieren kann.

Mit Universal Document Converter wird die Digitalisierung von Dokumenten folgendermaßen realisiert: Die Mitarbeiter des Unternehmens scannen die Dokumente und drucken sie anschließend gleich mit dem virtuellen Drucker "Universal Document Converter" aus. Dieser konvertiert die Unterlagen ins PDF-Format und speichert die Ausgabedateien auf dem Dateiserver – dem zentralen Speicher Ihres elektronischen Dokumentenarchivs.

Wenn diese Methode gewählt wird, müssen keine neuen Scanner angeschafft werden, denn sämtliche Arbeiten sind auch mit den vorhandenen Geräten durchführbar. Darüber hinaus wird sich Universal Document Converter auch in Zukunft als nützlich erweisen, da Sie damit nicht nur Bilddateien, sondern auch alle anderen Dokumente ins PDF-Format konvertieren können.

Günther Walther

Deutschland

«Das Ergebnis ist hervorragend! In der Handhabung bietet das Programm keinerlei Schwierigkeiten. Wer mit einem Drucker umgehen kann, kann auch hiermit sofort loslegen.»