Wege zur Rationalisierung von technischen Abläufen mit UDC

Universal Document Converter kann die Produktivität von Technikunternehmen durch die Vereinfachung von Routineaufgaben und durch zuverlässigen Schutz von wertvollem geistigen Eigentum steigern.

Dokumentenarchive. Jedes Technikunternehmen führt ein Archiv mit abgeschlossenen Projekten. Zumeist ist dieses Archiv nur ein Ordner auf einem der Bürocomputer oder auf dem Server, über den die Mitarbeiter Zugang zum Internet erhalten. Die Archivverwaltung ist unkompliziert: Alle Dateien, die zum fertig gestellten Projekt gehören, werden einfach in einem großen Unterordner abgelegt.

Das Speichern von Entwürfen, Schaltplänen, Tabellen, Diagrammen und Textdateien im Ursprungsformat ist ja so einfach. Ein oder zwei Jahre später, wenn man das Projekt einem potenziellen Kunden präsentieren möchte, ist es jedoch alles andere als einfach, die richtigen Softwareversionen für all die verschiedenen Dateiformate zu finden, insbesondere nun, da alle Mitarbeiter anstelle dieses älteren Programms (hm, wie hieß es bloß?) AutoCAD verwenden.

Der Zugriff auf archivierte Dokumente muss keine Wissenschaft sein. Man braucht nur eine gemeinsame PDF-Datei, die alle Projektdokumente enthält. Eine solche Datei kann man mit dem kostenlosen Adobe Reader anzeigen und drucken. Mit Universal Document Converter ist eine mehrseitige PDF-Datei leicht erstellt – man muss nur auf „Alle Seiten zum Dokument hinzufügen“ klicken.

Online-Portfolios. Bevor man Entwürfe, Schaltpläne und Diagramme in ihrer vollen Ausgangsgröße als Illustrationen für ein Online-Portfolio verwenden kann, muss man drei wichtige Schritte durchführen.

Zunächst gilt es, die Entwürfe in ein “internetfreundliches” Format wie JPEG, PNG oder GIF zu überführen. Nur so können andere Benutzer Ihr Dokument anzeigen, ohne es herunterladen und extern in Adobe Reader öffnen zu müssen.

Als zweiten Schritt sollte man alle Dokumente mit dem Firmenlogo versehen, um das geistige Eigentum des Unternehmens vor Missbrauch zu schützen.

Abschließend muss die Größe der Entwürfe an den Bildschirm oder das Dokument, das illustriert werden soll, angepasst werden. Kleinere Illustrationen bieten zwei Vorteile: Sie sorgen für höhere Ladegeschwindigkeiten im Browser und für weniger Datenverkehr, was sich positiv in den Hosting-Kosten niederschlägt.

Bei der Konvertierung von Dateien in die Formate JPEG, PNG oder GIF bewältigt Universal Document Converter alle diese Aufgaben gleichzeitig.

Großformatdruck. Wenn großformatige Druckversionen von Projektdokumenten benötigt werden, ist es generell eine gute Idee, den Ablauf des Druckauftrags in zwei Phasen zu unterteilen, um den Datenaustausch zwischen den Technikern und der Druckerei zu vereinfachen.

Der erste Schritt ist die Konvertierung von Entwürfen, Schaltplänen und anderen technischen Unterlagen in TIFF-Dateien mit einer hohen Auflösung. Mit Universal Document Converter können die Dokumente sehr einfach intern konvertiert werden und das einheitliche Ausgabeformat TIFF ist mit der Software und Hardware in jeder Druckerei kompatibel.

Der zweite Schritt ist die Übermittlung der TIFF-Dateien an den Druckanbieter zur Herstellung von hochwertigen Großformaten.

Dieses Konzept bietet zwei klare Vorteile: Die Druckerei benötigt keine kostspielige Lizenz für das vom Technikunternehmen verwendete CAD-Programm und die Firma muss keinen Plotter oder Großformat-Farbdrucker anschaffen, der nur zusätzliches Geld und viel Platz im Büro kostet. Außerdem beseitigt Universal Document Converter Probleme mit der Anzeige und mit Schriftarten, die entstehen können, wenn das Technikunternehmen und die Druckerei unterschiedliche Versionen der CAD-Software benutzen.

Mit Universal Document Converter kann man Entwürfe, Schaltpläne und andere Dokumente bis zu einer Größe von 3,2 x 3,2 Meter ins TIFF-Format mit einer Auflösung von 6.000 х 6.000 DPI konvertieren.

Schutz von geistigem Eigentum. In jedem dieser drei Szenarien bleiben die Projektdokumente geschützt, da betriebsfremde Personen nur auf gesperrte Kopien zugreifen können. Darüber hinaus kann man mit Universal Document Converter erstellte PDF-Dateien mit Passwortschutz versehen und jede Seite mit dem Firmenlogo und einem Copyright-Vermerk markieren.

Universal Document Converter benutzen. Universal Document Converter bietet viele Vorteile, von denen Ihr Technikunternehmen auf mehrfache Weise profitieren kann.

  1. UDC auf allen PCs installieren. Mit dem UDC-Installationsassistenten kann jeder Mitarbeiter das Programm sehr einfach auf dem eigenen PC installieren.
  2. UDC auf dem Büroserver installieren, der für den Internetzugang und zur Dateiarchivierung benutzt wird. Die Techniker verwenden UDC als Netzwerkdrucker und die Rechenlast wird von den lokalen PCs auf den Server ausgelagert.
  3. Folder Mill installieren – ein praktisches Tool für die vollautomatische Dateikonvertierung mit UDC. Wenn FolderMill auf dem Büroserver installiert ist, muss der Techniker das zu konvertierende Dokument lediglich in einem Netzwerkordner ablegen und kann anschließend in einem anderen Ordner auf die konvertierte Version zugreifen. FolderMill führt die Konvertierung anhand der benutzerseitig voreingestellten Parameter auf dem Server durch.

Günther Walther

Deutschland

«Das Ergebnis ist hervorragend! In der Handhabung bietet das Programm keinerlei Schwierigkeiten. Wer mit einem Drucker umgehen kann, kann auch hiermit sofort loslegen.»