Vorteile von Universal Document Converter als Teil von Archivierungssystemen

Der Aufbau eines Systems zur Archivierung von Dokumenten ist sehr einfach. Wenn Sie beim Ablegen von Dokumenten im Archiv Universal Document Converter als "Eingangstor" konfigurieren, können Sie sich entspannt zurücklehnen, denn alles läuft wie am Schnürchen!

Vergleicht man moderne elektronische Archive mit dem altmodischen Ablegen von Schriftstücken, liegen die unzähligen Vorteile der papierlosen Variante auf der Hand: Es werden keine eigens eingerichteten Gebäude und keine Archivare benötigt, und die archivierten Informationen sind wesentlich leichter abrufbar. Nicht zuletzt schonen elektronische Archive unsere Waldbestände, da eine endlose Anzahl von Dokumenten ausschließlich in elektronischer Form vorliegt. Im Gegensatz zur landläufigen Ansicht ist es jedoch ein Kinderspiel, in einem elektronischen Archiv blankes Chaos zu verursachen.

Ähnlich dem Durcheinander, das in einem Papierarchiv aufgrund der Unmenge verschiedener Schriftstücke entstehen kann, regiert das Chaos in einem elektronischen Archiv oft wegen der Vielzahl der unterschiedlichen Dateiformate. Das denkbar Einfachste ist doch wohl, elektronische Dokumente im Ursprungsformat zu archivieren: Zeichnungen in DWG, Texte in DOC, Tabellen in XLS, usw. Beim Aufbau eines Firmenarchivs birgt jedoch ein solches Konzept etliche schwerwiegende Nachteile. Die größte Schwachstelle ist die geringe Wahrscheinlichkeit, dass jeder Benutzer des Archivs alle Programme installiert hat, die zum Öffnen und Anzeigen der vielen Dateiformate benötigt werden. Zudem bleibt die Zeit nicht stehen und Dokumente, die bereits vor Jahren archiviert wurden, könnten mittlerweile unbrauchbar sein, da das Unternehmen die beim Erstellen der Dateien verwendete Software nicht mehr benutzt. Man muss auch erwähnen, dass bestimmte Dokumente eine ziemlich komplexe Dateistruktur aufweisen. So können beispielsweise Zeichnungen Verweise auf externe Bilddateien enthalten und Kalkulationstabellen mit Datenbanken verknüpft sein.

Ein weiteres Problem ist die Notwendigkeit des Erwerbs und der Bereitstellung von Software Development Kits für jedes archivierte Dateiformat, denn nur mit Hilfe dieser Tools lassen sich Dokumente beim Archivieren automatisch indizieren. Daher verursacht die Vielfalt der Formate von elektronischen Dokumenten gehörigen Zeitaufwand und hohe Kosten, denn die Kompatibilität des Archivmoduls mit jedem installierten SDK will und muss getestet werden. Der Teufelskreis schließt sich an jenem Punkt, wo Dokumente mit Programmen erstellt wurden, für die es kein SDK für Serversoftware gibt. Solche Dokumente lassen sich nämlich nicht automatisch indizieren.

Es wird klar, dass bei elektronischen Firmenarchiven das Archivieren aller Dokumenttypen in einem einheitlichen Format eine unumgängliche Systemanforderung ist.

Aktuell beschränkt sich bei einem System für den Dokumentenfluss die Auswahl eines Einheitsformats auf PDF oder TIFF. Diese beiden Formate wurden vom ISO-Komitee für den Austausch und das Archivieren von elektronischen Dokumenten standardisiert. Die Struktur von PDF-Dateien ist jedoch übermaßen komplex und das Implementieren einer Infrastruktur, die beim Arbeiten mit diesem Dateityp lückenlose Funktionalität gewährleistet, kann Jahre dauern. Daher verbleibt der Markt für Server-SDKs zur Automatisierung des Zugriffs auf Daten im PDF-Format beinahe ausschließlich in der Hand der Firma Adobe, die ja dieses Dateiformat entwickelt hat. Man muss wohl kaum betonen, dass eine solche Marktsituation bei der Gestaltung der Preise für Adobe-Produkte eine gewisse Rolle spielt.

Die Struktur von TIFF-Dateien ist wesentlich einfacher. Daher ist eine Lösung für die Handhabung von Dokumenten in diesem Format nicht nur durchführbarer, sondern auch individuell einfacher zu gestalten, denn für dieses Format werden von vielen Entwicklern Produkte angeboten. Entscheidet man sich für TIFF als Einheitsformat für das Archiv, so bleiben die archivierten Dateien für immer lesbar, da unabhängig vom Betriebssystem auf jedem Rechner ein passendes Programm zum Öffnen von TIFF-Dateien vorhanden ist. Das Indizieren von Dokumenten im TIFF-Format ist sehr einfach und lässt sich zudem in den meisten Fällen ohne zusätzliche Kosten realisieren. Auf dem Markt gibt es unzählige Programme, darunter auch etliche Freeware-Varianten, die diese Aufgabe wunderbar erledigen.

Ein Zusatzplus des Konvertierens von zu archivierenden Dokumenten ins TIFF-Format ist der Umstand, dass aufgrund des Aufbaus von solchen Pixelgrafiken die Inhalte der Dateien "fixiert" werden. Diese Eigenschaft sorgt dafür, dass die Dokumente auf jedem Rechner verzerrungsfrei darstellbar sind und schützt sie zusätzlich vor unbeabsichtigten Änderungen und unbefugtem Kopieren.

Der Vorschlag der Firma fCoder Group Inc. lautet, für das schnelle Konvertieren ins TIFF-Format Universal Document Converter zu verwenden – das Flaggschiff ihrer Produktreihe. Ein charakteristisches Merkmal von Universal Document Converter ist, dass das Programm nach der Installation als Eintrag in der Liste der verfügbaren Drucker aufscheint. Zum Exportieren von Dokumenten in das gewünschte Format muss man diese lediglich mit dem virtuellen Drucker "ausdrucken". Die so erzeugten Kopien von Dokumenten und Zeichnungen sind stets originalgetreu, denn jede Anwendung erzielt beim Anzeigen und Ausdrucken der eigenen, proprietären Dateiformate stets bessere Resultate, als die Produkte von Drittanbietern.

Universal Document Converter unterstützt Konfigurationen, bei denen jede Datei nach dem Konvertieren ins TIFF-Format automatisch auf dem Archivserver abgespeichert wird. Folglich ist für den einfachen Benutzer das Archivieren von Dokumenten als Teil des Dokumentenflusses keine Hexerei, denn das Dokument muss lediglich auf dem Drucker mit dem Namen "Universal Document Converter" ausgedruckt werden. Da jeder Mitarbeiter in jeder Abteilung ein Dokument ausdrucken kann, müssen Sie keine Zeit mit dem Einschulen Ihrer Angestellten vergeuden.

Die Benutzerfreundlichkeit der Software und ihre endlosen Einsatzmöglichkeiten sind der Grund dafür, dass sich Universal Document Converter bei IT-Fachkräften in vielen Ländern steigender Beliebtheit erfreut. Integrieren Sie Universal Document Converter in Ihrem Archivierungssystem und Sie werden sehen, wie übersichtlich und effizient sich Ihr betrieblicher Dokumentenfluss gestalten lässt!

Alfred Dietrich

Austria

«Universal Document Converter ist übersichtlich aufgebaut, einfach in der Handhabung und vor allem zuverlässig. »